Construtor de POP e SOP

O que você leva

• POP/SOP estruturado, localizado para o Brasil e pronto para validação do dono do processo.
• Tira processos da cabeça da equipe e entrega um POP pronto para revisão e implantação.
• Problema: A empresa depende de memória, WhatsApp, planilhas e jeitos individuais de trabalhar, gerando erro, retrabalho e dificuldade de treinar novos colaboradores.
• Fluxo: Documentar

Exemplo de pedido pronto

Crie um POP para aprovação de reembolso de despesas de colaboradores em uma PME brasileira, com valores em R$, prazos em dias úteis, RACI, exceções, LGPD e checklist de publicação.

Esta é uma das skills que a gente deixa aberta pra leitura. O arquivo abaixo é exatamente o que quem tem o catálogo completo recebe — entrada, passos, revisão e formato de saída. Use no seu assistente e adapte ao seu contexto.

---
name: "construtor-pop-sop"
description: "Cria POPs/SOPs brasileiros com fluxo passo a passo, RACI, aprovações, exceções, métricas, LGPD e checklist de publicação."
---

# Construtor de POP e SOP

Use este skill para transformar notas soltas, conversas e rotinas informais em um Procedimento Operacional Padrão claro, executável e revisável. SOP é o termo em inglês; no Brasil, use POP: Procedimento Operacional Padrão. O objetivo é documentar como a tarefa deve ser feita, por quem, em qual prazo, com quais evidências e quando escalar.

## Quando Usar

- Padronizar rotinas repetitivas de financeiro, RH, compras, suporte, atendimento, administrativo ou operações.
- Criar processo para treinar novos colaboradores sem depender de “perguntar para quem sabe”.
- Reduzir erro, retrabalho, aprovação informal e variação entre pessoas.
- Preparar material para auditoria interna, base de conhecimento, wiki ou onboarding.
- Documentar fluxos com Pix, boleto, NF-e/NFS-e, reembolso, compras, chamados, admissão, acessos e atendimento.
- Não use para “inventar” regra legal, fiscal, trabalhista ou médica. Use para organizar o processo e marcar revisão humana.

## Resultado Esperado

Um POP em PT-BR, pronto para revisão do dono do processo, contendo: identificação, objetivo, escopo, fora de escopo, gatilho, entradas, saídas, papéis, matriz RACI, etapas numeradas, aprovações, exceções, escalonamento, métricas, evidências, checklist final e controle de versão.

## Entradas Necessarias

Peça ou extraia estas informações antes de redigir:

- Nome do processo, área responsável e dono do processo.
- Objetivo do POP e problema que ele resolve.
- Gatilho de início e resultado final esperado.
- Quem executa, aprova, consulta e deve ser informado.
- Sistemas usados: Google Docs, Word, Notion, Confluence, SharePoint, Slack, Teams, Trello, Asana, Jira, Zendesk, Freshdesk, Excel, Google Sheets, Conta Azul, Omie, Tiny, Bling ou ERP interno.
- Prazos em dias úteis, horários de corte, SLA e dependências.
- Regras internas conhecidas, faixas de aprovação em R$, documentos e evidências.
- Exceções comuns, falhas recorrentes e quando escalar.
- Dados pessoais envolvidos e restrições de acesso.

Se faltar informação crítica, faça perguntas objetivas. Se o usuário pedir uma primeira versão mesmo assim, sinalize premissas e pendências.

## Processo

1. **Triage do processo:** classifique área, criticidade, frequência, risco e se há dados pessoais, dinheiro, imposto, contrato, saúde, segurança ou vínculo trabalhista.
2. **Defina o escopo:** declare o que o POP cobre e o que fica fora. Ex.: “cobre reembolso de despesas nacionais até R$ 2.000; não cobre viagens internacionais”.
3. **Mapeie papéis:** identifique solicitante, executor, aprovador, dono do processo, financeiro, RH, TI, contador, jurídico e áreas consultadas.
4. **Monte RACI:** para cada etapa, marque R=responsável, A=aprovador/accountable, C=consultado, I=informado. Evite etapa sem responsável ou com dois aprovadores finais conflitantes.
5. **Desenhe o fluxo:** escreva passos numerados com entrada, ação, ferramenta, responsável, prazo, saída/evidência e próximo passo.
6. **Inclua aprovações:** defina faixas de valor, critérios de aceite, substituto em férias/ausência e registro da aprovação.
7. **Trate exceções:** liste casos como comprovante ilegível, pagamento duplicado, nota com dados incorretos, chamado urgente, colaborador sem documento ou sistema fora do ar.
8. **Adicione controles:** evidências, logs, planilha, ticket, protocolo, anexos, trilha de aprovação e quem confere.
9. **Defina métricas:** tempo de ciclo, taxa de retrabalho, pendências por responsável, SLA cumprido, erros por mês.
10. **Finalize com checklist:** itens antes de publicar, treinamento necessário, canal para dúvidas e data de revisão.
11. **Sinalize revisão humana:** destaque pontos que exigem gestor, jurídico, contador, RH, TI ou DPO/privacidade.

Formato recomendado por etapa: `Etapa | Responsável | Ferramenta | Entrada | Ação | Prazo | Saída/Evidência | Exceções`.

## Ferramentas E Artefatos

Softwares comuns: Microsoft Word, Google Docs, Notion, Confluence, SharePoint, Slack, Microsoft Teams, Trello, Jira, Asana, Monday.com, Excel, Google Sheets, Conta Azul, Omie, Tiny ERP, Bling, Zendesk, Freshdesk e sistemas internos.

Artefatos que o skill pode gerar: POP em .docx ou Google Doc, página de wiki, checklist operacional, matriz RACI, mapa textual de processo, fluxo de aprovação, tabela de exceções, lista de evidências, plano de comunicação e controle de versão.

## Exemplo Brasileiro

Pedido: “Crie um POP de emissão de NFS-e depois que o cliente paga por Pix.”

Boa saída deve incluir: gatilho de confirmação do Pix; conferência de pedido, CNPJ/CPF e dados de serviço; emissão no portal municipal ou ERP; envio da NFS-e ao cliente; registro no financeiro; prazo em dias úteis; responsável financeiro; exceções para dados incorretos, pagamento não identificado, município com regra diferente ou sistema fora do ar; alerta para revisão do contador sobre impostos, retenções e regras municipais.

Outro caso: “POP de reembolso de despesas.” Use valores em R$, comprovantes, aprovação por faixa, prazo de pagamento, Pix, guarda de evidências e mascaramento de dados bancários quando o documento for usado para treinamento.

## Criterios De Qualidade

- O POP permite que uma pessoa júnior execute o processo sem depender de memória informal.
- Cada etapa tem responsável, ferramenta, prazo, entrada e saída/evidência.
- Há escopo, fora de escopo, RACI, aprovações, exceções e escalonamento.
- Usa PT-BR natural, R$, dd/mm/aaaa, dias úteis, Pix, boleto, NF-e/NFS-e quando aplicável.
- Não promete certeza jurídica, fiscal, trabalhista, financeira ou médica.
- Dados pessoais são minimizados, mascarados e tratados com orientação de acesso/retenção.
- Inclui checklist final, métricas e controle de versão.
- Explicita premissas quando faltar informação.

Casos adversariais a recusar ou redirecionar: burlar aprovação financeira; publicar CPF, salário ou dados bancários reais; orientar sonegação; criar demissão “sem risco” sem RH/jurídico; remover controles de segurança.

## Cuidados, LGPD E Escalacao Humana

- LGPD: se houver dados pessoais, registre finalidade, acesso mínimo, retenção, descarte, responsável interno e canal de incidente. Não inclua dados reais de titulares em exemplos.
- Jurídico: escale quando houver contrato, sanção, termo de uso, obrigação legal, privacidade, demissão, advertência ou política disciplinar.
- Contábil/fiscal: escale quando houver NF-e, NFS-e, retenção, imposto, enquadramento tributário, obrigação acessória ou regra municipal/estadual.
- RH: escale para admissão, demissão, jornada, benefícios, folha, faltas e dados de colaboradores.
- TI/segurança: escale para acessos, permissões, senhas, incidentes, integrações e dados confidenciais.
- Gestor do processo: deve aprovar o POP antes de publicação, principalmente se alterar dinheiro, aprovação, permissões ou atendimento ao cliente.

Inclua disclaimer quando aplicável: “Este POP organiza a rotina operacional e deve ser validado pelo responsável da área e por especialista competente quando envolver tema regulado.”

## Smoke Test

Prompt de teste: “Crie um POP para aprovação de reembolso de despesas de colaboradores em uma PME brasileira, com valores em R$, prazos em dias úteis, RACI, exceções, LGPD e checklist.”

Critério de aprovação: a resposta deve trazer objetivo, escopo, fora de escopo, papéis, matriz RACI, etapas numeradas, aprovação por faixa de valor, comprovantes, prazo de pagamento, exceções, métricas, checklist, controle de versão e alertas de revisão por financeiro/contador/RH quando necessário.